Archivo cuestionado; archivo felicitado: Gobernación destaca su gestión documental

Una de las preocupaciones que el alcalde encargado de Santa Marta, Andrés Rugeles, ha manifestado ante la opinión pública es el actual estado de la gestión documental en el interior del ente territorial.

Según el secretario general designado por Rugeles, Emiro Castro Meza, “El archivo de la Alcaldía está por todas las secretarías y el archivo central está absolutamente desordenado porque no hay tablas de retención documental, que fue una exigencia legal aprobada por el Archivo General de la Nación y tenían que estar listas desde el 2017”.

La situación alarmó tanto a los funcionarios encargados de la ciudad, que citaron al Archivo General de la Nación, entidad que hizo una visita técnica los días 6 y 7 de junio para hacer un diagnóstico que corroborara la preocupación del mandatario local encargado. Las conclusiones quedaron expuestas en este informe (consultar aquí).

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Mientras que esta situación se presenta actualmente en el distrito de Santa Marta, la Gobernación del Magdalena, por el contrario, publicó un comunicado para dar a conocer los buenos resultados que ha obtenido su gestión documental, al ser reconocida como la segunda mejor organización en el Caribe y la sexta de todo el país, según el Archivo General de la Nación.

Y es que la Gobernación, después de haber invertido más de 6 mil millones de pesos en gestión documental (prácticamente el mismo recurso que, según denunció la Alcaldía encargada, firmó la administración de Martínez) tiene una enorme bodega donde reposan totalmente organizados más de 13 millones de folios.

Dentro de estos archivos se destacan documentos de historias laborales, de tesorería y de las diferentes dependencias de la administración departamental, los cuales se encontraban en avanzado deterioro y que gracias a este proyecto hoy reposan bajo los más altos estándares de seguridad y normas técnicas de archivísticas vigentes.

El renovado Archivo Documental del Departamento del Magdalena está abierto al público desde  hace un año y es producto de un trabajo de recopilación de información que se inició en el año 2015, y que ha sido exaltado por el Archivo General de la Nación.

Precisamente, un informe reciente del Archivo General de la Nación, ubicó al Magdalena en el puesto 6 a nivel nacional y en el segundo lugar en la región caribe en gestión documental, gracias a los proceso de modernización implementados en el gobierno que lidera Rosa Cotes de Zúñiga.  

El archivo central del Magdalena, está ubicado en un complejo de bodegas en la Troncal del Caribe y cuenta con los más altos estándares de seguridad que garantizan el buen estado de los documentos, detectores de humo, trampas para ratas, circuito cerrado de televisión, equipos de seguridad para trabajos en altura y en su operación se han generado más de 150 empleos entre directos e indirectos.