Los cuestionamientos a los archivos de la Alcaldía de Santa Marta

El Grupo de Inspección y Vigilancia del Archivo General de la Nación visitó los días 6 y 7  de junio las instalaciones de la Alcaldía de Santa Marta para revisar los archivos de la entidad por solicitud del alcalde encargado Andrés Rugeles y lo que encontró fue muy preocupante: pérdida de expedientes y documentos, expedientes incompletos, archivos desordenados y en malas condiciones de conservación.

“El archivo de la Alcaldía está por todas las secretarías y el archivo central está absolutamente desordenado porque no hay tablas de retención documental, que fue una exigencia legal aprobada por el Archivo General de la Nación y tenían que estar listas desde el 2017”, dijo el secretario General del Distrito, Emiro Castro, quien fue el encargado de recibir a los funcionarios del Archivo General.

En el acta de la visita, el equipo del Archivo General de la Nación señaló que la infraestructura no está diseñada para contener archivos y las oficinas se encuentran llenas de documentación, además reportan la desaparición de documentos correspondientes a obras menores para las juntas de acción comunal y alcaldías menores, antes del cambio del secretario de Gobierno; y la pérdida de documentos de la Secretaría de Gobierno por una inundación en 2016, por lo cual es imposible ubicar documentos antes de ese año (ver informe aquí).

Igualmente, en los archivos de la Secretaría de Planeación, según Castro, los documentos están tirados en el piso y hay incluso animales muertos. “Eso da vergüenza, sobre todo en una oficina tan delicada como Planeación, que debe tener registros de licencias, planos y propiedades del Distrito”, expresó.

El funcionario dijo que lo que despertó la alerta del alcalde encargado Rugeles fue un contrato que se suscribió en 2008 con recursos de regalías, cuyo archivo apareció en una parte y el resto en otra oficina. “Lo más grave es que hay procesos en jurídica en contra de la Administración que no tienen expedientes y que nadie sabe dónde están. Eso fue lo que motivó que solicitáramos la visita del Archivo General de la Nación”, expresó Castro.  

Cuestionan convenios

La Alcaldía de Santa Marta suscribió el convenio interadministrativo 011 del 30 de diciembre de 2016 con la Empresa de Recursos Tecnológicos S.A. E.R.T. E.S.P., con el objeto de aunar esfuerzos para adelantar el plan integral de conservación preventiva y tecnificación para las colecciones documentales y flujo de trabajo, que propende por la adecuación, organización y funcionamiento de los archivos de la Alcaldía, por un monto inicial de 1.774 millones de pesos.

Castro aseguró que este convenio se hizo para saltarse un proceso de contratación de selección objetiva porque debido al monto debía hacerse una selección abreviada o una licitación pública que garantizara la pluralidad de los oferentes.

Dicho convenio tenía un plazo inicial de cuatro meses, pero su ejecución terminó después de múltiples suspensiones, prorrogas y reinicios a finales de mayo de 2018.

“En la liquidación del convenio se habla de un valor final por 2.097 millones y se indica que existió una ejecución del 32% del contrato, lo que sugiere un presunto incumplimiento en casi un 70%, ello aunado al hecho que los resultados entregados y las evidencias físicas de la prestación del servicio son precarios y nulos. Todos estos elementos han sido puestos en conocimiento de la autoridad competente a efectos de que evalúen el alcance disciplinario, fiscal y penal de los mismos”, dijo Castro y añadió que por los problemas con el archivo no tienen el expediente de ese convenio.

Con la misma empresa, la Alcaldía suscribió el convenio interadministrativo 006 del pasado 19 de marzo, con el objeto de aunar esfuerzos para el fortalecimiento técnico, logístico y tecnológico de los procesos de fiscalización, discusión y cobranzas de Santa Marta, por 4.187 millones de pesos, que aún está vigente. “Este convenio también tiene componentes de archivo y ninguno de los procesos aparecen”, dijo Castro.

Respuesta de Martínez

Seguimiento.co consultó al alcalde de Santa Marta, Rafael Martínez, quien se encuentra cobijado con casa por cárcel, sobre los hallazgos del Archivo General de la Nación y los cuestionamientos a los convenios suscritos con la Empresa de Recursos Tecnológicos S.A. E.R.T. E.S.P. y dijo que el convenio 011 de 2016 se ejecutó en un 100%, logrando organizar 526 metros lineales de documentos que se archivaron en 1.578 cajas de archivos.

“Se identificaron en toda la alcaldía 1.800 metros lineales de documentos, de los cuales quedaron pendientes 1.200 para organizar en una fase B, pero que quedaron depurados e identificados; es pertinente resaltar que los gobiernos anteriores al proceso de cambio de la ciudad nunca hicieron nada en esta materia, nada es nada”, expresó Martínez.

Además, dijo que organizar el archivo de toda la alcaldía es un proceso titánico que implica un gran esfuerzo institucional, tratamiento específico y protocolos estrictos, por lo cual el convenio fue suspendido en varias ocasiones, pues fue necesario actualizar temas de software y protocolos que se desactualizaron con relación al tiempo de ejecución del contrato con respecto a los avances tecnológicos del momento y al cambio de las vigencias fiscales, pero que al finalizar se logró organizar toda la documentación de las Secretarías de Hacienda, Gobierno, Salud, el despacho del alcalde, entre otras dependencias (ver acta de liquidación).

“Adicionalmente, se crearon los insumos archivísticos como el plan institucional del archivo, las tablas de retención documental de la alcaldía, los cuadros de clasificación, series y subseries, el programa de gestión documental fue adoptado y publicado en la página web como lo exige el Archivo General de la Nación, se organizó el inventario de toda la información, que reposa en el archivo central, se adecuó físicamente el archivo central con todas las normas archivísticas que se requieren, aire adecuado para conservación de documentos, estantes, sistema contra incendios y se dejó también como parte de la ejecución de este convenio la plataforma de gestión documental para implementar la política de cero papel, que quedó a cargo de la dirección TIC”, dijo Martínez.

Agregó que por eso en una reciente entrevista dijo que es muy bueno que el Archivo General de la Nación revise los archivos de la Alcaldía. “Ojalá cuente los esfuerzos que hemos hecho y cómo hemos avanzado en relación a lo que nos entregó el doctor Juan Pablo Díaz Granados en el 2012, cuando no solo no había ni espacio físico, ni archivos ordenados y mucho menos un sistema de gestión documental, sin contar que no dejó un centavo para empezar dicha organización”, finalizó.