"Alcaldía de Santa Marta no ha cumplido con Plan de Mejoramiento Archivístico": Archivo General de la Nación

El director (e) del Archivo General de la Nación (AGN), Jorge Cachiotis, se reunió recientemente con el alcalde (e) de Santa Marta, Andrés Rugeles, con el objetivo de redoblar los esfuerzos por la transparencia que realiza el Distrito en materia de gestión documental, a partir de los hallazgos emitidos por el AGN. 

“Al AGN le parece muy importante la gestión que está realizando el alcalde en particular con la suerte de los archivos, los cuales son instrumentos para garantizar el derecho al acceso a la información y las herramientas para combatir la corrupción. La reunión se centró en reforzar las actividades y orientar al país en el quehacer de los archivos para combatir la corrupción”, dijo Cachioti a través de un comunicado. 

Este encuentro se da semanas después de que el AGN hizo la visita de inspección, control y vigilancia al archivo de la Alcaldía de Santa Marta, los días 6 y 7 de junio, atendiendo la solicitud de Rugeles.

En dicha visita, el AGN determinó que la Alcaldía Distrital no ha cumplido con el plan de mejoramiento propuesto para mitigar los hallazgos determinados en la visita de inspección realizada en 2018 sobre dos órdenes perentorias, primero mitigar los riesgos eléctricos que se evidenciaron en el archivo de gestión de la Secretaría de Movilidad y en el depósito de archivo de historias laborales de la Secretaría de Educación que actualmente tiene los tacos de la luz expuestos y con el cableado sin recubrimiento y segundo garantizar las condiciones mínimas de conservación y custodia de los archivos de gestión de la Dirección Jurídica Distrital y la Dirección de Contratación Estatal que se encuentran ubicados en el segundo piso.

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Teniendo en cuenta los riesgos identificados, el AGN le ordenó a la Alcaldía levantar el inventario de la totalidad de los archivos que se encuentran en gestión, en el archivo central y en ubicaciones diferentes a las sedes de las dependencias, determinando su ubicación exacta.

Igualmente, agrupar los documentos a cargo del despacho del alcalde tales como actas, informes a entes de vigilancia y control, informes a entidades del Estado y actos administrativos, entre otros, y en caso de ser requerido proceder a la reconstrucción de expedientes.

También realizar y enviar al AGN un informe pormenorizado y detallado sobre la contratación de servicios archivísticos desde la vigencia 2014, que incluya copias digitales de todos los contratos o convenios celebrados en cualquier modalidad de contratación, objetos contractuales, anexos técnicos, pólizas, otrosí y actas de liquidación, evidencia de la metodología y pasos de las intervenciones, productos entregados y sus soportes, estado actual de las intervenciones realizadas, incluyendo los contratos vigentes; y otro informe sobre la gestión de archivos para entidades liquidadas, suprimidas, fusionadas o privatizadas de la alcaldía.

Y, por último, elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) que contenga todos los requerimientos planes y programas, en particular el Diagnóstico Integral de Archivos para conservación documental.  

El AGN informó que desde la vigencia 2012 ha realizado visitas de inspección, control y vigilancia a la Alcaldía, que incluso han requerido de traslados a la Contraloría General de la República.

Tras la inspección de marzo de 2018, el Distrito suscribió al mes siguiente un Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el que se esperaba superar los presuntos incumplimientos a las normas y que sería ejecutado entre el 16 de abril de 2018 y el 30 de junio de 2019. No obstante, en el informe de seguimiento de avances del plan enviado el pasado primero de febrero por la Alcaldía solo reportan el 48.60%.

 El AGN también informó que se encuentra en un proceso de inspección, control y vigilancia sobre la documentación que reposa en la Gobernación de Magdalena y el Archivo Histórico del Magdalena Grande para la recuperación del patrimonio documental.