Por qué tu equipo de trabajo necesita una evaluación semanal de sus métricas

El capitán de un barco y los líderes de una empresa u organización tienen, como es evidente, muchas cosas en común. Entre ellas, quizá la más importante de todas es asegurarse de cumplir el objetivo que se trazaron desde el principio. Habrá capitanes que decidan o necesiten hundir su embarcación, pero por lo general intentarán hacerlo llegar a buen puerto.

Del mismo modo, las empresas y organizaciones se proponen alcanzar metas y concretar proyectos que necesitan supervisión y evaluación constantes (los sitios de casino en línea, desarrolladores de softwares, diseñadores de smartphones…). En nuestra moderna sociedad, inundada de datos e información, una poderosa manera de ejecutarlas es mediante el análisis de métricas.

Veamos por qué es tan importante llevar a cabo esa evaluación semana a semana y qué beneficios traerá a tu organización.

¿Qué son las métricas?

Así como el capitán necesita un mapa para conducir el barco a su destino, las organizaciones necesitan una cartografía similar. Ese mapa para llevar tus proyectos desde el punto de partida hasta la meta es, precisamente, el sistema de métricas. Ello se refiere a toda la data mensurable sobre los aspectos del funcionamiento de la organización vinculados a los objetivos trazados.

Las métricas, aunque admiten una amplia taxonomía, suelen dividirse en 2 grandes grupos: operativas y financieras. Las métricas operativas son indicadores de rendimiento o niveles de servicio, como los tiempos de producción y entrega, entre otros. Las segundas analizan a las primeras para determinar la capacidad de la organización de alcanzar objetivos financieros. En resumen, se trata de un sistema de interpretación de datos para alcanzar objetivos y evaluar el proceso de su cumplimiento.

Los indicadores clave de rendimiento

Dentro del inmenso catálogo de variables que pueden traducirse en métricas, es importante priorizar los más relevantes a nuestros objetivos. Digamos que el capitán mantiene, con no poco esfuerzo, un suministro constante de café de especialidad para garantizar su buen humor. Tristemente para él, si al prestar demasiada atención a esa variable descuida asuntos más importantes, tendrá que acostumbrarse a navegar malhumorado.

A menudo, como el capitán, empresas y organizaciones ponen el foco en métricas que no reflejan sus prioridades adecuadamente. Por ello es crucial identificar los KPI —Key Performance Indicators— o indicadores clave del rendimiento verdaderamente relevantes a nuestros objetivos. Para identificar los KPI más importantes para nuestra organización es crucial seguir el siguiente proceso:

• Definir un método de negocio;
• Definir los objetivos requeridos por el método de negocio;
• Definir los instrumentos de medición de los datos.

¿En qué consiste la revisión semanal de tus métricas?

Introducir pequeñas pero oportunas correcciones en el curso de una embarcación es vital para llegar a buen puerto. Asimismo, evaluar el comportamiento de tus métricas semana a semana podría ser la diferencia entre alcanzar o no tus objetivos. Sin embargo, dicha revisión no necesita ser exhaustiva sino todo lo contrario. Dada su alta frecuencia y su naturaleza supervisora, debería ubicarse entre los 5 y 15 minutos de duración.

De allí que tampoco necesite una preparación demasiado minuciosa, puesto que no necesita profundizar en el análisis de las variables. Algunos gráficos de comparación entre las últimas semanas suelen ser suficientes para hacer seguimiento de las variaciones que requieran ajustes.

Por las mismas razones ya mencionadas, tampoco precisa tener la respuesta a todas las preguntas que puedan surgir en la reunión. Naturalmente, debe ocurrir a nivel ejecutivo y, en condiciones ideales, a cargo de la persona encargada de las métricas.

¿Cómo debería lucir una evaluación semanal de métricas exitosa?

A diferencia de una reunión de toma de decisiones o planificación estratégica, una evaluación de métricas no necesita girar el timón. Su función principal es servir de herramienta de diagnóstico preventivo para evitar desvíos importantes en la ruta hacia los objetivos planteados.

Por otro lado, brinda un marco colectivo de comprensión sobre cómo y en qué medida el equipo realiza sus progresos. De allí que una evaluación semanal exitosa debería, como punto de partida, responder de manera absolutamente honesta lo siguiente:

1)¿Cuán cerca estamos de nuestros objetivos?

Pocas cosas son tan poderosas para enfocar la energía de un equipo como hacer seguimiento de los avances hacia la meta. Además, convertirlo en práctica habitual afina la habilidad del equipo para detectar hasta el más mínimo desvío en la ruta. De esta pregunta se derivan otras igualmente poderosas como: ¿qué tan probable es que lo logremos?, ¿nuestra estrategia realmente funciona?

2)¿Cuáles son los mejores apoyos para alcanzar nuestras metas?

Si fuese evidente qué debemos hacer para lograr nuestros objetivos, el éxito estaría siempre garantizado. Naturalmente, nos toca jugar nuestra mejor apuesta basados en los datos que manejamos y en la interpretación que hacemos de ellos. De allí que hacer seguimiento oportuno y regular de las métricas relevantes sea del mayor interés para las organizaciones.

A mayor calidad en la recolección de datos, mayor la calidad potencial del análisis de las métricas obtenidas. A partir de ese análisis, a su vez, identificar las variables sobre las cuales apalancar la estrategia se vuelve más fácil.

¿Cómo establecer el hábito de evaluar métricas semanalmente?

En primer lugar, es vital convencer al equipo de la importancia de establecer el   hábito de una revisión tan recurrente. Por lo general, la respuesta a este tipo de iniciativas, especialmente a nivel ejecutivo, suele venir acompañada de resistencias.

No obstante, al presentar adecuadamente la conveniencia de dicha práctica al equipo involucrado, la disposición a ejecutarla mejorará notablemente. Y, quizá más adelante, ciertos eventos pongan de relieve la importancia de la evaluación sin esfuerzo. Por ejemplo, que la organización pudo haber desaparecido por completo de no haberse prestado atención, semana a semana, a las métricas.