Universidad Cooperativa digitalizó 33 años de historias académicas desde sus inicios
Con el objetivo de ofrecer un mejor servicio en temas de archivo, la Universidad Cooperativa de Colombia a través de la dependencia de Gestión documental realizó la digitalización de las historias académicas de sus graduados desde sus inicios, tiempo en que la tecnología no permitía el manejo eficiente de la información, con esta actividad digitalizó 33 de sus 42 años de historia en la ciudad de Santa Marta, permitiéndoles tener mayor acceso y control de la información.
El proceso tuvo una duración de seis meses y contó con un grupo de expertos que digitalizaron cerca de 2 mil quinientas historias académicas.
De acuerdo con Sandra Milena Rondón, Analista de Gestión Documental, esta iniciativa surge con el objetivo de brindar mayor seguridad de la información, una gestión eficiente de los espacios, evitar acumulación de información y dar tratamiento indicado a los datos.
La tarea consistió en digitalizar la información académica donde está consignada la historia de cada estudiante graduado, siendo esta la principal responsabilidad de la dependencia.
"Una de las metas de esta labor es apuntar a la acreditación institucional, así como hacer un uso eficiente de la información y el cumplimiento de la norma 15489 y 30300, que nos permite apuntar a esa Universidad de calidad", indicó la Analista.
Así mismo, este proyecto aporta a la política de cero papel que viene aplicando la institución con el objetivo de contribuir al medio ambiente y le da la oportunidad a la institución de eliminar información que no es de valor, priorizando documentos vitales garantizando así, la seguridad de los mismos.
De esta forma la Universidad permite que estudiantes y egresados tengan acceso de forma más segura a sus documentos, y a los administrativos encargados de estos procedimientos celeridad en la búsqueda y brindando un servicio de calidad, además del beneficio sanitario que ofrece.
Este paso es clave para cumplir el objetivo de la acreditación de alta calidad y en la prestación de servicios eficientes que aporten al desarrollo administrativo y académico.
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