¿Cómo gestionar un restaurante con un software POS?

Los tiempos han cambiado, y hoy las personas a cargo de un restaurante están buscando cambiar sus métodos obsoletos de gestión por unos más modernos que beneficien tanto a su personal, como a los clientes.

Los software POS son, justamente, una opción muy valorada por el gran número de quehaceres que resuelven durante una jornada diaria, aunque aún hay quienes dudan sobre su eficiencia y ven su popularidad como una tendencia pasajera, pero, ¿realmente es así?

En los siguientes párrafos, vamos a revisar sus características principales con el fin de que tú saques tus propias conclusiones acerca de si de verdad vale la pena implementar uno.

¿Qué puede hacer por ti esta tecnología?

Un sistema POS para restaurantes (punto de venta) es una herramienta digital que se encarga de centralizar los procesos del negocio en una sola interfaz: tanto comandas, como ventas, inventario y otros aspectos administrativos. Su función principal es organizar el flujo de trabajo y registrar todo lo que pasa desde que entra un pedido hasta que se cierra el local.

A grandes rasgos, dicha solución ofrece la posibilidad de tener un mejor control de cada pedido, actualizar precios, recibir pagos en diferentes canales, e incluso, proporciona reportes con datos de valor. Ahora, explicaremos con mayor profundidad algunas de las características que destacan de su diseño.

Inventarios, ventas y personal: tres pilares imprescindibles

Comencemos con los inventarios, un dolor de cabeza en cualquier cocina… Que se cura con un programa POS especializado capaz de registrar cada insumo que entra, vincularlo con los platos vendidos y actualizar el inventario en tiempo real, un proceso a través del cual es posible disminuir el porcentaje de mermas, así como mejorar la planificación de compras.

¿Qué pasa con las ventas? Tal tecnología es una puerta de acceso hacia cifras claras que ayudan a visualizar qué productos se venden más, en qué horarios y con qué márgenes, de tal forma que puedan tomarse mejores decisiones comerciales.

Lo mismo pasa con el manejo del personal, pues la herramienta se ocupa de registrar tanto los turnos, como las horas trabajadas, para que sea más sencillo calcular pagos y saber lo que se debe mejorar, en pro de que el funcionamiento general sea de primera.

Información al momento, justo cuando la necesitas

Los software para restaurantes en Colombia más completos, ya reúnen una serie de datos que favorecen la capacidad de reacción ante determinados problemas. Entre la data que se le puede solicitar, están las ventas del día, los platos más vendidos; el estado de caja, el desempeño por sede (si tienes más sucursales), etc.

Ni tu equipo, ni tú, tendrán que gastar horas recopilando documentos y revisándolos, ya que el POS les dará visibilidad inmediata, permitiéndoles centrarse en lo que importa para entender cómo gestionar un restaurante exitoso.

Igual de importante es el poder consultar dicha información desde el celular, tablet o computador, sin importar que te encuentres en el establecimiento o fuera de él, un factor práctico mediante el cual podrás actuar con seguridad en lo que a la estrategia del negocio respecta.

Facturación electrónica y otras obligaciones

Si te preocupa el tema de los requerimientos legales, entonces te alegrará saber que a través de un sistema de punto de venta, quedarán cubiertos puntos como la emisión de facturas electrónicas y el reporte de ingresos a la DIAN, gracias a procesos amigables que podrás realizar sin el menor de los inconvenientes y evitar sanciones.

Un punto positivo es que las soluciones más sofisticadas ya también dejan establecer categorías de productos gravados y no gravados, aplicar el IVA según corresponda y mantener todo el historial de ventas organizado para estar preparado ante cualquier revisión.

Pero… ¿Un POS es fácil de usar?

En un principio, la idea de adoptar una herramienta de esta naturaleza puede generar dudas en el equipo, sobre todo si ya están todos acostumbrados a hacer ciertas cosas de modo manual; por ello, es importante que la solución que elijas sea fácil de entender y tenga un diseño intuitivo, ¡también es un plus que el proveedor ofrezca acompañamiento!

La interfaz, claro, de preferencia, debe contar con soporte técnico disponible y materiales de consulta accesibles; además, la implementación, en lugar de ser vista como un entorpecimiento de la operación, tiene que representar un cambio progresivo dirigido a elevar la forma en la que se trabaja.

Recuerda que es la responsabilidad de un buen desarrollador brindar acompañamiento en el proceso de configuración, migración de datos y más, para garantizar que tu personal se sienta cómodo desde el principio y que el restaurante no pierda ritmo mientras se adapta.

¿Qué hay del presupuesto?

Muchos piensan que digitalizar un negocio es costoso; no obstante, antes de que siquiera descartes la idea, conviene revisar a detalle tanto los precios, como los beneficios. Por lo general, tal tecnología tiene un modelo de pago mensual o anual: algunos requieren hardware adicional, otros funcionan en la nube desde un computador o tablet.

Ahora bien, el ahorro viene por varias vías: bajan los errores en el cobro, se detiene la pérdida de inventario por falta de control, se mejora el cálculo de costos, se identifican productos poco rentables, y se aprovecha mejor al personal. A lo anterior, se suma el tiempo que ya no se gasta cuadrando cuentas a mano.

Una solución que se adapta a las necesidades de tu negocio

Aunque en Colombia hay distintas opciones de software así, pocas están diseñadas para el ritmo y los retos que enfrentan los restaurantes locales. Siigo POS, en cambio, es una de las opciones que ha estudiado en profundidad el contexto del país para brindar características únicas que abarcan desde la toma de pedidos hasta la facturación electrónica.

Sus funciones incluyen la posibilidad de organizar turnos, consultar reportes diarios y mantener actualizado el inventario; adicionalmente, opera desde la nube, o sea que puede usarse en distintos dispositivos para hacer el seguimiento del restaurante en tiempo real.

Considérala como una alternativa útil en la que puedes confiar mientras tú te concentras en impulsar tu restaurante hacia un crecimiento del cual te sientas orgulloso.